TIETOSUOJASELOSTE

SOL –yhtiöiden asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietolain (523/99) 10 §

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 Laadittu 25.5.2018

1.1. Esittely
_______________________________________________________________

Tämä on tietosuojaseloste käsittää SOL –yhtiöiden (SOL Palvelut Oy, SOL Henkilöstöpalvelut Oy, SOL Pesulapalvelut Oy ja SOLEMO Oy, myöhemmin SOL) asiakas- ja markkinointirekisteriä. SOL on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa.

Käsittelyselosteessa kuvataan miten SOL kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. Rekisterin tietoja ei jaeta ulkopuolisille tahoille.

SOL pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista tiedotetaan rekisteröidyille lainsäädännön niin vaatiessa.

Pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojalomakkeen ennen kuin aloitat verkkosivujen käytön. Käyttämällä verkkosivuja, hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn ja evästeiden käytön tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1.2. Rekisterinpitäjä, yhteystiedot ja tietosuojavastaava
_______________________________________________________________

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot:

SOL Palvelut Oy (LY 2160299-1)

Vanha talvitie 19A 00580 HELSINKI

020 5700 700

Tietosuojavastaava:

Riitta Sirviö riitta.sirvio@sol.fi

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt: tietosuoja-asetus@sol.fi

1.3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
_______________________________________________________________

Henkilötietoja käsitellään asiakasviestintään, kumppanirekisterin ylläpitämiseen, muuhun kumppanuussuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, kumppanin ja SOLin oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Olemassa olevia henkilötietoja voidaan päivittää rekisteröidyn palautteesta tai pyynnöstä, alihankkijoiden tai muiden rekisterien perusteella. Henkilötietoja voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta tai kumppanuussuhteen päättymisen vuoksi, jos tähän ei ole laillista tai teknistä estettä.

1.4. Kuvaus asiakkaista kerättävästä henkilötiedosta
______________________________________________________________

Keräämme ja käsittelemme tietoja ainoastaan määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Pääsääntöisesti keräämme tiedot henkilöltä itseltään. Tietoja saadaan suoraan asiakkaalta esimerkiksi silloin, kun asiakas tilaa meiltä uutiskirjeen, pyytää tarjouksen, osallistuu tilaisuuksiin, tapaamisiin tai tapahtumiimme, osallistuu äänestyksiin, tai kilpailuihin, on meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostilla tai tekstiviestillä tai muulla tavoin.

Tällaisia tietoja voivat olla: Perustiedot:

Nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, katuosoite, toimialatieto Yritystiedot

  • Yrityksen tiedot kuten nimi, y-tunnus, kotipaikka
  • Yrityksen yhteyshenkilön ja käyttäjien tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, toimipaikka, sähköpostiosoite, toimialatieto ja tehtävänimike)
  • Tilaustiedot
  • Sopimus- ja tarjoustiedot
  • Lasku- ja maksutiedot
  • Asiakaspalautteet ja yhteydenottotiedot
  • Asiakashistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot
  • Suoramarkkinointikielloista ja suostumuksista
  • Kommentit ja tykkäykset verkkosivustoillamme ja sosiaalisessa mediassa
  • Kilpailuvastaukset
  • Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot Verkkosivujen käytöstä kerätyt tiedot

Käyttäjän itsensä antamien tietojen lisäksi keräämme tietoja siitä, miten ja milloin

verkkosivujamme (www.sol.fi) käytetään. Tiedot kerätään evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Emme voi tunnistaa verkkosivujen käyttäjiä tunnisteiden avulla.

Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeidiin, jos henkilö antaa henkilötietonsa esimerkiksi täyttämällä verkkosivuilla olevan yhteydentietolomakkeen tai tilaamalla uutiskirjeemme. Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin myös silloin, jos käyttäjä saapuu verkkosivustollemme lähettämämme markkinointiviestissä olevan linkin kautta.

1.5. Kuvaus tietojen vastaanottajaryhmistä
_______________________________________________________________

SOL voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

1.6. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
_______________________________________________________________

Tiedot on tallennettu Suomeen eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietojen siirto EU- / ETA-alueen ulkopuolelle tulee palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeelliseksi, rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan riittävästä tasosta ja tietojen siirrosta tehdään erilliset evaluoinnit ennen siirtoa.

1.7. Kuvaus henkilötietojen säilytys- ja poistoajoista
_______________________________________________________________

Rekisterin henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. SOL säilyttää tietoja niin kauan kun niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.

1.8. Kuvaus tietojen suojaamisesta
_______________________________________________________________

SOL varmistaa asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein SOL konsernin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti suojattu siten, ettei niihin ole pääsyä ulkopuolelta.

Sähköiset rekisterit on suojattu salasanoilla ja rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttäjäoikeudet

on rajattu henkilön tehtävien mukaan. Rekisteristä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot.

1.9. Henkilötietojen käsittelijät
_______________________________________________________________

SOL käyttää luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT – järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä ja palveluiden tuottamisessa. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja tarvittaessa SOLin erillisestä toimeksiannosta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, joka taataan sopimusten avulla.

1.1.0. Auditointeja koskevat raportit
_______________________________________________________________

SOLin tietojen mukaan järjestelmiä, joissa rekisteriä käsitellään, ei ole auditoitu valvontaviranomaisen toimesta.

1.11. Rekisteröidyn oikeudet
_______________________________________________________________

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu.
  • Oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos hän peruuttaa suostumuksen tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.

  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, jos käsittelyn jatkamiselle ei ole mitään hyväksyttävää syytä tai

tietojen käsittely on lainvastaista. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoitukseen ja oikeus perua uutiskirjeen tilaus milloin tahansa.

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle

antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tiedot voidaan myös siirtää toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli rekisteröity on sitä mieltä, ettei rekisterinpitäjä

ole käsitellyt henkilötietoja lainmukaisesti, voi rekisteröity tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.

Edellä olevaa ei sovelleta, jos ja siltä osin kuin rekisteröity on jo saanut tiedot. Jos rekisteröity haluaa käyttää yllä lueteltuja oikeuksiaan, pyynnöt arvioidaan aina tilanne- ja tapauskohtaisesti ja niihin vastataan kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse tietosuoja-asetus@sol.fi tai soittamalla numeroon 020 5700 700.

Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen kyseistä jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn kannalta asianmukaisen ja läpinäkyvän käsittelyn takaamiseksi.