Whistleblowing-ilmoituskanava
Whistleblowing-ilmoituskanava SOL-yhtiöiden työntekijöille ja sidosryhmille
Haluamme SOLissa toimia avoimesti, vastuullisesti ja eettisesti. Siksi on tärkeää, että epäillyistä väärinkäytöksistä ja vakavista epäkohdista voidaan kertoa turvallisesti. Ilmoittamalla huolestasi annat meille mahdollisuuden selvittää asian, korjata epäkohtia ja ehkäistä vastaavia tilanteita.
Miten toimin, jos huomaan epäkohdan?
Jos mahdollista, ota asia ensin puheeksi oman esihenkilösi tai SOLin yhteyshenkilösi kanssa. Jos et voi tai halua keskustella asiasta oman esihenkilösi kanssa, voit olla yhteydessä esimerkiksi:
- esihenkilösi esihenkilöön
- luottamushenkilöön tai muuhun henkilöstön edustajaan
- henkilöstöhallintoon
- SOLin lakiosastoon
- SOLin johtoon.
Jos nämä vaihtoehdot eivät tunnu tilanteeseesi sopivilta, voit tehdä ilmoituksen SOLin ilmoituskanavassa, jota ylläpitää ulkopuolinen palveluntuottaja. Ilmoituskanavaa voivat käyttää sekä SOLin työntekijät että SOLin ulkopuoliset henkilöt ja sidosryhmät.
Millaisista asioista voi ilmoittaa?
Voit tehdä ilmoituksen, jos epäilet toimintaa, joka rikkoo lakia, viranomaismääräyksiä, SOLin hyvän liiketavan periaatteita, arvoja tai sisäisiä ohjeita.
Ilmoitus voi koskea esimerkiksi:
- lain, viranomaismääräysten tai SOLin sisäisten ohjeiden rikkomista
- taloudellisia väärinkäytöksiä, kuten petosta, kavallusta tai muuta epäasiallista taloudellista menettelyä
- lahjontaa tai muuta korruptiota
- eturistiriitaa tai sen salaamista
- työperäistä hyväksikäyttöä, häirintää tai syrjintää
- vakavia työturvallisuuden tai työterveyden laiminlyöntejä
- tietosuojaan tai tietoturvaan liittyviä rikkomuksia
- epäeettistä toimintaa suhteessa asiakkaisiin, liikekumppaneihin tai viranomaisiin
- vakavia ympäristöön kohdistuvia rikkomuksia tai laiminlyöntejä
- ilmoittajaan kohdistuvia vastatoimia tai yrityksiä estää ilmoituksen tekeminen.
Voit tehdä ilmoituksen myös muusta vakavasta huolenaiheesta, jos epäilet sen olevan SOLin periaatteiden, arvojen tai ohjeiden vastaista.
Mihin ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu?
Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu:
- lain, viranomaismääräysten tai SOLin sisäisten ohjeiden rikkomista
- taloudellisia väärinkäytöksiä, kuten petosta, kavallusta tai muuta epäasiallista taloudellista menettelyä
- lahjontaa tai muuta korruptiota
- eturistiriitaa tai sen salaamista
- työperäistä hyväksikäyttöä, häirintää tai syrjintää
- vakavia työturvallisuuden tai työterveyden laiminlyöntejä
- tietosuojaan tai tietoturvaan liittyviä rikkomuksia
- epäeettistä toimintaa suhteessa asiakkaisiin, liikekumppaneihin tai viranomaisiin
- vakavia ympäristöön kohdistuvia rikkomuksia tai laiminlyöntejä
- ilmoittajaan kohdistuvia vastatoimia tai yrityksiä estää ilmoituksen tekeminen.
Tavanomaiset työsuhdeasiat käsitellään ensisijaisesti esihenkilön, henkilöstöhallinnon tai henkilöstön edustajan kanssa. Asiakaspalautteet tulee antaa SOLin normaalien palautekanavien kautta. Jos tilanteeseen liittyy epäily vakavasta väärinkäytöksestä tai SOLin hyvän liiketavan periaatteiden rikkomisesta, voit tehdä siitä ilmoituksen ilmoituskanavaan. Hätätilanteessa ota yhteys suoraan asianmukaiseen viranomaiseen tai hätänumeroon.
Mitä tietoja ilmoituksessa kannattaa antaa?
Kuvaa tapahtuma mahdollisimman selkeästi ja konkreettisesti. Kerro mahdollisuuksien mukaan:
- mitä on tapahtunut
- missä ja milloin tapahtuma on sattunut
- keitä asia koskee
- onko tilanne toistunut
- mistä tiedät asiasta
- liittyykö asiaan asiakirjoja, viestejä, kuvia tai muuta aineistoa.
Voit ilmoittaa epäilystä, kun sinulla on perusteltu syy uskoa tiedon pitävän paikkansa. Jos sinulla on asian selvittämistä tukevaa aineistoa, voit liittää sen ilmoitukseen.
Voinko tehdä ilmoituksen nimettömästi?
Kyllä. Voit tehdä ilmoituksen anonyymisti. Voit myös tehdä ilmoituksen omalla nimelläsi. Ilmoittajan henkilöllisyys käsitellään luottamuksellisesti, ja se on vain niiden henkilöiden tiedossa, joilla on tehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä ilmoitusta. Omalla nimellä ilmoittaminen voi helpottaa asian selvittämistä ja lisäkysymysten esittämistä. Myös nimellä tehty ilmoitus käsitellään luottamuksellisesti.
Miten ilmoitus käsitellään?
Ilmoituskanavan teknisestä ylläpidosta vastaa ulkopuolinen palveluntarjoaja. Kanava on suojattu, ja ilmoituksessa annetut tiedot käsitellään luottamuksellisesti. Ilmoitukset käsitellään ammattimaisesti, puolueettomasti ja ilman aiheetonta viivytystä. Käsittelyyn osallistuvat vain henkilöt, joilla on siihen tehtäviensä perusteella oikeus. Jos käsittelijällä on yhteys ilmoituksen kohteena olevaan asiaan tai henkilöön, hän ei osallistu asian käsittelyyn.
SOLin Suomen yhtiöitä koskevien ilmoitusten käsittelystä vastaa SOLin lakiosasto. Kansainvälisiä SOL-yhtiöitä koskevat ilmoitukset siirretään ensisijaisesti kyseisessä maassa nimetyille vastuuhenkilöille. Tarvittaessa selvityksessä voidaan käyttää riippumatonta ulkopuolista asiantuntijaa.
Mitä tapahtuu ilmoituksen tekemisen jälkeen?
Ilmoituksen tekemisen jälkeen:
- Saat vastaanottoilmoituksen seitsemän päivän kuluessa.
- Ilmoituksen sisältö ja jatkokäsittelyn tarve arvioidaan.
- Tarvittaessa asiasta käynnistetään tarkempi selvitys.
- Saat palautetta ilmoituksen käsittelystä kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksen lähettämisestä siinä laajuudessa kuin asiasta voidaan luottamuksellisuus huomioiden kertoa.
Muista säilyttää ilmoituksen tekemisen yhteydessä saamasi tunnisteet tai kirjautumistiedot. Niiden avulla voit seurata asian käsittelyä, lukea sinulle lähetetyt viestit ja vastata mahdollisiin lisäkysymyksiin.
Ilmoittajaa suojellaan vastatoimilta
SOL ei hyväksy vastatoimia henkilöä kohtaan, joka ilmoittaa vilpittömässä mielessä epäillystä väärinkäytöksestä tai osallistuu asian selvittämiseen.
Ilmoituksen voi tehdä haluamallaan kielellä
Ilmoituskanavan käyttöliittymä toimii noin 20 kielellä. Voit kirjoittaa ilmoituksesi haluamallasi kielellä.