Whistleblowing-ilmoitusmenettelyä koskevat ohjeet SOL-yhtiöiden työntekijöille ja yhteistyökumppaneille

SOLissa tavoitteemme ja toimintatapamme on kehittää liiketoimintaa avoimesti ja eettisesti kestävällä tavalla. Työntekijämme, asiakkaamme ja muut yhteistyökumppanimme ovat tärkein tietolähteemme. On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään väärinkäytöksestä tai sellaisesta toiminnasta, joka ei ole SOLin hyvän liiketavan periaatteiden, arvojen tai ohjeistusten mukaista. Näin saamme mahdollisuuden korjata, estää tai oikaista kaikki epäkohdat ja väärinkäytökset.

Rohkaisemme työntekijöitä ottamaan yhteyttä aina ensisijaisesti omaan esihenkilöön. Toissijaisesti voit olla yhteydessä oman esihenkilösi esihenkilöön tai SOLin johtoon. Whistleblowing-ilmoituskanavan kautta annamme mahdollisuuden lisäksi kertoa epäilyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti ja anonyymisti.

Whistleblowing-ilmoituskanava on SOLin työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden käytössä oleva ennakkovaroitusjärjestelmä, jolla pyrimme pienentämään yhtiöön kohdistuvia riskejä. Ilmoituskanavan avulla edistämme liiketoimintaperiaatteidemme noudattamista ja ylläpidämme asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta SOLiin.

Näiden ohjeiden tarkoituksena on kuvata, kuinka SOLin työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat ilmaista Whistleblowing-kanavan kautta huolensa tai epäilynsä jostakin, mikä rikkoo hyvän liiketavan mukaisia periaatteitamme, arvojamme tai ohjeistuksiamme, ja millä voi olla vakavia seurauksia SOLille, asiakkaille, kumppaneille tai yksittäiselle henkilölle.

Milloin on tarve turvautua ilmoitukseen

Jos ilmoitusta ei voi tai halua tehdä ensisijaisille yhteyshenkilöille, voi ilmoituksen tehdä Whistleblowing-kanavan kautta.

Ilmoituksen tekijän tulee olla vakuuttunut ilmoituksensa faktojen todenperäisyydestä ja toimia aina rehellisesti ja vilpittömin mielin. Syytöksiä ei pidä esittää vahingoittamistarkoituksessa eikä silloin, kun tietää ne perättömiksi.

Ilmoitusten käsittely

Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti SOLin Aurinkovoimalan valtuutettujen ja koulutettujen henkilöiden sekä SOLin lakiasiainyksikön toimesta.

Tarvittaessa valtuutetut henkilöt voivat pyytää lisätietoja ilmoituksen tekijältä taikka luottamuksellisesti ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä suojellen muilta henkilöiltä. Henkilöt, joita väärinkäytösepäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät, eivät saa tehtyjä ilmoituksia tietoonsa. Kukaan tutkintaa suorittavista ei saa pyrkiä selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä millään tavoin.

Ilmoituksen tekijän suojelu

Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan eikä sitä paljasteta ilmoituksessa nimetylle henkilölle tai muille henkilöille.

Ilmoituksen tekijään ei koskaan kohdisteta mitään vasta- tai kostotoimia.

Tietosuoja

Ilmoituksessa kerättyä tietoa käsitellään luottamuksellisesti ja tietojen käsittelyssä noudatetaan SOLin sisäisiä ohjeistuksia ja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterin henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. SOL säilyttää tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin lain mukaiset tietojen säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt sähköpostitse: tietosuoja-asetus@sol.fi