Anssi Hälinen, asiakkuuspäällikkö, SOL Kiinteistöpalvelut

Kiinteistöhuoltopalveluiden hankinnassa ratkaisevaa on, miten hyvin palvelu vastaa kiinteistön ja sen käyttäjien tarpeisiin. Yli 20 vuoden kokemuksella olen huomannut, että onnistunut yhteistyö rakentuu muutamasta perusasiasta. Kokosin niistä viisi vinkkiä kiinteistöhuoltopalveluiden tilaajalle.

1. Älä osta pelkällä hinnalla

Kilpailutuksissa halvin hinta näyttää usein houkuttelevalta, mutta pelkkään hintaan keskittyminen voi tulla pitkällä aikavälillä kalliiksi.

Siksi oikean kumppanin valitseminen on hintaa tärkeämpää. Palvelun laatuun vaikuttavat osaavat työntekijät, hyvä esihenkilötyö, toimiva johtaminen ja henkilöstön sitoutuminen.

Samalla kannattaa varmistaa, että palveluntuottajalla on edellytykset tehdä työnsä laadukkaasti myös tulevaisuudessa. Oikea tavoite ei ole maksaa mahdollisimman vähän, vaan löytää paras mahdollinen hinta-laatusuhde.

2. Mieti ensin, mitä todella tarvitset

Hyvä palvelu alkaa jo ennen tarjouspyynnön laatimista.

Liian usein tarjouspyyntö perustuu tehtävälistaan ilman, että pysähdytään pohtimaan, mitä palvelulla oikeasti halutaan saavuttaa. Onko tavoitteena parempi käyttäjätyytyväisyys, turvallisempi ympäristö, kiinteistön arvon säilyminen vai kenties ennakoivampi kunnossapito?

Mitä paremmin tilaaja tunnistaa omat tavoitteensa, sitä paremmin palveluntuottaja pystyy tarjoamaan ratkaisuja niihin.

Suosittelen hyödyntämään avointa keskusteluyhteyttä palveluntuottajiin jo valmisteluvaiheessa. Useamman palveluntuottajan kutsuminen keskustelemaan auttaa usein tunnistamaan asioita, joita tilaaja ei välttämättä ole tullut itse ajatelleeksi. Samalla tarjouspyynnöstä saadaan realistisempi ja lopputuloksesta toimivampi.

3. Rakenna aitoa kumppanuutta

Parhaat asiakkuudet eivät perustu vain sopimukseen, vaan jatkuvaan yhteistyöhön.

Tilaaja tuntee oman toimintansa, käyttäjänsä ja kiinteistönsä parhaiten. Palveluntuottaja puolestaan tuo mukanaan ammattitaidon, kokemuksen ja näkemyksen siitä, miten asioita voidaan tehdä paremmin. Kun nämä yhdistetään avoimeen vuorovaikutukseen, syntyy aitoa kumppanuutta.

Kumppanuus tarkoittaa myös sitä, että palvelua kehitetään yhdessä. Ongelmista uskalletaan puhua ajoissa, onnistumisia jaetaan ja uusia toimintatapoja kokeillaan yhdessä. Pitkäjänteinen yhteistyö tuottaa lähes aina parempia tuloksia kuin jatkuva kilpailuttaminen ja palveluntuottajien vaihtaminen.

4. Vaadi palveluntuottajalta ennakoivaa otetta

Parhaat palveluntuottajat haluavat ennakoivalla toiminnalla parantaa kiinteistön turvallisuutta, toimivuutta ja elinkaarta. He kertovat aktiivisesti havainnoistaan ja tuovat esiin kehitysideoita jo ennen kuin ongelmat kasvavat suuriksi.

Tämä vaatii myös sitä, että palveluntarjoajan oma sisäinen viestintä toimii. Kentällä työskentelevät ihmiset näkevät päivittäin, missä kunnossa kiinteistö on ja mitä kehityskohteita siellä on. Näiden havaintojen pitää kulkea organisaatiossa eteenpäin ja johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin.

Säännölliset yhteistyöpalaverit ovat yksi tehokkaimmista tavoista varmistaa, että kehitys ei jää arjen kiireiden jalkoihin.

5. Käytä raportointia johtamisen työkaluna

Raportointi on hyödyllistä vain silloin, kun sitä käytetään päätöksenteon tukena.

Liian usein raportteja tehdään siksi, että sopimus niin edellyttää. Sen sijaan raportoinnin pitäisi auttaa ymmärtämään, mitä kiinteistössä tapahtuu, miten palvelu toimii ja missä on parannettavaa.

Hyvä raportointi kertoo esimerkiksi vasteajoista, käyttäjätyytyväisyydestä, toteutetuista kehitystoimenpiteistä ja palvelun laadusta. Sen avulla voidaan seurata kehitystä ja tehdä päätöksiä tiedon perusteella.

Myös kannustimilla on merkitystä. Hyvässä sopimuksessa on sekä velvoitteita että mahdollisuus palkita onnistumisista. Kun odotukset ylitetään, myös palvelua tuottavien ihmisten pitäisi hyötyä siitä. Se motivoi kehittämään toimintaa pitkäjänteisesti.

Onnistunut palvelu syntyy yhteistyöllä

Kiinteistöhuoltopalveluiden onnistunut hankinta edellyttää tilaajalta selkeitä tavoitteita ja palveluntuottajalta kykyä vastata niihin. Kun palvelua johdetaan tiedolla, kehitetään yhdessä ja tehdään ennakoivasti, yhteistyö palvelee sekä kiinteistöä että sen käyttäjiä.