Whistleblowing -ilmoituskanava

Whistleblowing- ilmoitusmenettelyä koskevat ohjeet SOL-yhtiöiden työntekijöille ja yhteistyökumppaneille

Johdanto

SOLissa tavoitteemme ja toimintatapamme on kehittää liiketoimintaa avoimesti ja eettisesti kestävällä tavalla. Asiakkaamme ja työntekijämme ovat tärkein tietolähteemme. On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään väärinkäytöksestä ja sellaisesta toiminnasta, joka ei ole SOLin hyvän liiketavan periaatteiden, arvojen tai ohjeistusten mukaista. Näin saamme mahdollisuuden korjata, estää tai oikaista kaikki epäkohdat ja väärinkäytökset.

Rohkaisemme työntekijöitä aina ensisijaisesti ottamaan yhteyttä omaan esihenkilöön. Whistleblowing-ilmoituskanavan kautta annamme mahdollisuuden kertoa epäilyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti ja myös täysin nimettömänä.

Whistleblowing-ilmoituskanava on SOLin työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden käytössä oleva ennakkovaroitusjärjestelmä, jolla pyrimme pienentämään yhtiöön kohdistuvia riskejä. Ilmoituskanavan avulla edistämme liiketoimintaperiaatteidemme noudattamista ja ylläpidämme asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta SOLiin.

Näiden ohjeiden tarkoituksena on kuvata, kuinka SOLin työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat ilmaista huolensa tai epäilynsä jostakin, mikä rikkoo hyvän liiketavan mukaisia periaatteita, arvojamme tai ohjeistuksiamme, ja millä voi olla vakavia seurauksia SOLille, asiakkaille, kumppaneille tai yksittäiselle henkilölle.

Milloin on tarve turvautua ilmoitukseen

Ilmoituksen tekijän tulee olla vakuuttunut ilmoituksensa faktojen todenperäisyydestä ja toimia aina rehellisesti ja vilpittömin mielin. Syytöksiä ei pidä esittää vahingoittamistarkoituksessa eikä silloin kun tietää ne perättömiksi.

Toivomme, että ilmoituksen tekijä tiedottaa epäilystään ensisijaisesti omalla nimellä. Halutessaan ilmoituksen epäilystä voi jättää myös nimettömänä. Ilmoituksen tekijään ei kohdisteta mitään vastatoimia.

Ilmoitusten käsittely

Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti SOLin lakiasiainyksikön ja Aurinkovoimalan valtuutettujen ja koulutettujen henkilöiden toimesta. Tarvittaessa valtuutetut henkilöt voivat pyytää luottamuksellisesti tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät, eivät saa tehtyjä ilmoituksia tietoonsa. Kukaan tutkintaa suorittavista ei saa pyrkiä selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä millään tavoin

Ilmoituksen tekijän suojelu

Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan eikä sitä paljasteta ilmoituksessa nimetylle henkilölle tai muille henkilöille. Ilmoituksen tekijään ei kohdisteta mitään vastatoimia.

Ilmoituksessa mainitun henkilön suojelu ja hänen tiedonsaantioikeutensa

Ilmoituksessa kerättyä tietoa käsitellään luottamuksellisesti ja tietojen käsittelyssä noudatetaan SOLin sisäisiä ohjeistuksia ja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietojen poistaminen

Rekisterin henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. SOL säilyttää tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin lain mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.

 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt sähköpostitse: tietosuoja-asetus@sol.fi