Ongelmat esiin LEAN-filosofialla

Kauppalehden Laatu ratkaisee-juttusarjassa SOL Palvelut

Kolme vuotta sitten SOL Palvelut sai asiakkaalta idean alkaa soveltaa toiminnassaan Lean-filosofiaa. Kehityspäällikkö Harri Emaus kertoo ajatuksen tuntuneen hyvältä, koska filosofia sopii hyvin kiinteistöalan palveluita tarjoavan SOL Palveluiden arvomaailmaan. Asiat haluttiin jo ennestään tehdä kerralla oikein ja niin, että asiakas hyötyy työstä mahdollisimman paljon.

Lean tarjosi konkreettisia työkaluja arjen työnteon kehittämiseksi. Nykyään SOL Palvelun kaikki työntekijät työskentelevät Leanin oppien mukaisesti, ja filosofia on iskostettu kaikkiin koulutuksiin. Yrityksen arjessa toimintatapa tosin tunnetaan omana sovellettuna kerralla oikein -mallina.

Mallin ytimessä ovat kerralla oikein -kävelyt. Kävelyillä kävellään työntekijän perässä tämän tehdessä jokapäiväistä työtään. Jokaikinen työvaihe kirjataan ylös, minkä jälkeen kävelyreitillä tehdyt asiat käydään yhdessä läpi.

“Tekeminen on totta kai vähän erilaista ja virheitä voi sattua, kun joku kävelee perässä. Siksi onkin tärkeää, että esimies on briiffannut työntekijät kävelystä ja sen merkityksestä etukäteen”, kehityspäällikkö Kari Haahtela kertoo.

Hänen mukaansa työntekijät ovat suhtautuneet myönteisesti kävelyihin onnistuneen valmistautumisen ansiosta. Työntekijät ovat mukana miettimässä, miten työn voisi organisoida paremmin, jotta esimerkiksi turhiin siirtymisiin paikasta toiseen ei kuluisi arvokasta työaikaa. Samalla pohditaan turvallisuutta ja ergonomiaa.

Taustalla on ajatus siitä, että työntekijä on työnsä paras asiantuntija ja ongelmat voivat ratketa pienilläkin muutoksilla.

Tulokset ovat olleet hyviä: työntekijöiden työtyytyväisyyttä mittaava ilopuntarissa tulokset ovat parantuneet ja sairaspoissaolot ovat vähentyneet merkittävästi. Myös asiakassuhteen hoitokyselyn tulokset ovat parantuneet kävelyiden aloittamisen jälkeen.

“Kävelyjen jälkeen työntekijät ovat alkaneet suhtautua kriittisemmin turhaan tekemiseen”, kehityspäällikkö Harri Emaus sanoo.

SOL Palveluiden toiminta jakautuu pariinkymmeneen palvelupiiriin. Jokaisen johtaja huolehtii toiminnasta kuin omasta yrityksestään. Kun päätöksenteko on lähellä sekä asiakasta että työntekijöitä, voidaan päätöksiä tehdä nopeasti asiakaspalavereissa.

Esimerkiksi eräässä logistiikkahallissa kävelyllä työntekijät huomasivat, että kun kuljetuksista pudonneet säilyketölkit siirrettiin hyllyn päätyyn odottamaan, ne pian pyörivät taas käytävillä. SOL ehdotti asiakkaalle, että heidän työntekijänsä voisi hoitaa rikkoutuneet tavarat kerralla kierrätykseen. Asiakkaan tekemisestä tuli tehokkaampaa ja SOL sai lisää työtä.

Seuraavaksi työtä aiotaan kehittää perinteisillä valkotauluilla, joihin parannusideat ja ongelmat kirjataan kaikkien nähtäville. Visuaalinen työkalu auttaa hahmottamaan, miten arjen ongelmia ratkaistaan.

Järjestelmällisyys ja selkeät toimintaohjeet ovat SOL Palveluille erityisen tärkeitä monesta syystä. Ensinnäkin asioiden pitää hoitua tehokkaasti. Toiseksi niiden pitää hoitua tehokkaasti myös sijaisten tekemänä. Kolmanneksi yritys on hyvin monikulttuurinen. 30 prosentilla yrityksen työntekijöistä on muun maan kuin Suomen kansalaisuus, ja työntekijät ovat kotoisin yli 60 eri maasta. Neljänneksi yrityksen työntekijöistä iso osa on nuoria ja elämänsä ensimmäisessä työpaikassa.

Kehityspäälliköt arvioivat, että kuvalliset ohjeet ja videot tulevat yleistymään työmailla monikulttuurisuuden lisääntyessä. Ilman hyvää perehdytystä laadusta ei voida pitää huolta. SOL:illa on myös tuutoreita, jotka tarvittaessa opastavat työntekijää työhön jopa näyttämällä esimerkin vaaditusta lopputuloksesta.

“Kesälomien tuuraus on usein kompastuskivi laadulle. Tuutoroinnilla olemme tarttuneet tähän”, Emaus sanoo.

Lähde Kauppalehti 19.10.2016