– Haluamme, että tilojamme käyttävillä ihmisillä on hyvät työskentelyolosuhteet ja kiinteistönhoito vaikuttaa paljon sisäilman laatuun, Osekkin kiinteistöjohtaja Marita Rovamo kertoo.

Laatu ratkaisi kilpailutuksen

Oulun seudun koulutuskuntayhtymä Osekk teki viime vuonna strategisen päätöksen kilpailuttaessaan kiinteistöjensä hoidon. – Me emme halunneet halvinta, vaan selkeänä tavoitteena oli lähteä hakemaan laatua, kiinteistöjohtaja Marita Rovamo kertoo.

Osekk on Oulun seudun suurimpia kiinteistönomistajia. Yhtymällä on käytössään kaiken kaikkiaan 220 000 neliötä Taivalkoskelta Liminkaan ja Haukiputaalta Muhokselle.

Haluamme, että rakennusten arvo säilyy.

Viime vuonna Osekk kilpailutti Oulussa olevien 150 000 neliön kiinteistöjensä hoidon, ja perinteisen edullisimman palveluntuottajan sijaan yhtymässä haluttiin valita tiukat laatukriteerit täyttävä toimija.

– Emme halunneet ostaa palvelua hintaa painottaen, koska silloin yritykset ryhtyvät syömään itseään ja toisiaan yrittäessään saada sopimuksen hinnalla millä hyvänsä. Käytännössä se tarkoittaa myös sitä, että palvelu ei voi olla laadukasta, ellei ole taloudellisia resursseja tehdä työtä, kiinteistöjohtaja Marita Rovamo Osekista kuvailee.

– Selkeä tavoite oli lähteä hakemaan laatua, jotta meidän kiinteistömme pysyvät paremmassa kunnossa ja me saamme energiasäästöjä aikaan. Me kestämme kyllä kiinteistönhoidon hinnannousun, jos saamme vastineeksi hyvää palvelua.
Kilpailutuksen ratkaisi Rovamon mukaan se, että SOL pystyi tarjoamaan kokoaikaisen työnjohdon.

– Meille oli tärkeä laatukriteeri se, minkälaisilla resursseilla työnjohto näitä meidän kiinteistöjämme hoitaa.

Mittava tarjouspyyntö

Julkisena hankkijana Osekkin kilpailutukset ovat tarkoin säädeltyjä.

– Aloitimme tarjouspyynnön laatimisen loppuvuonna 2010, ja kilpailu järjestettiin seuraavana keväänä. Kiinteistöpalvelut on kuitenkin iso hankkija, joten kilpailuttaminen on meille arkea. Monissa organisaatioissa saatetaan tehdä vain yksi iso kilpailutus vuodessa, mutta meillä kilpailutetaan joka viikko jotakin, Rovamo kertoo.

Tarjouspyynnössä ei edellytetty kiinteistönhoitajilta tiettyä tutkintoa, mutta tutkinnon suorittamisesta annettiin kilpaileville yrityksille laatupisteitä.

– Arvioimme kiinteistönhoitajia koulutuksen ja työkokemuksen kautta. Kaikkien kiinteistönhoitajien tulee olla kiinteistönhoidon ammattilaisia ja heillä on oltava myös muutaman vuoden työkokemus.

Osekk halusi myös varahenkilöjärjestelmän, jonka henkilöillä on kiinteistöjen tuntemus jo valmiina.

– Me arvostamme rakennuksiamme ja haluamme, että täällä on ihmisten hyvä työskennellä. Teknisellä kiinteistönhoidolla me vaikutamme suuresti rakennusten sisäilmastoon, joka on siivouksen lisäksi toinen tärkeä asia.

Kiinteistönhoitajien pitää olla meille tuttuja ja turvallisia, ja toivomme, että he pysyvät meillä pitkään ja oppivat tuntemaan nämä kiinteistöt.

Kiinteistöjenhoito on kilpailutettava vähintään neljän vuoden välein.

– Julkisella puolella ei voi tehdä pitkiä sopimuksia, neljä vuotta on ehdoton maksimipituus. SOLin kanssa meillä on nyt kaksivuotinen sopimus, jossa on lisäksi optio 1+1 vuodelle.

– Uskomme, että pitkäaikainen yhteistyö on hedelmällisempää kuin suuri vaihtuvuus.

Oikea kiinteistönhoito säästää

– Sopimus on kalliimpi kuin aikaisempi, mutta me odotimmekin sitä, sillä edellinen sopimus oli niin edullinen, että se näkyi kiinteistönhoidon tasossa.

Uskon, että korkeammat kustannukset tulevat takaisin energiansäästössä, kiinteistöjen elinkaaressa ja monissa muissa asioissa.

Esimerkkinä säästökohteista Rovamo kuvailee, miten SOL selvittää, miksi yön aikana kuluu niin paljon vettä.

Huolellinen kiinteistönhoito maksaa itsensä takaisin.

SOL hoitaa kiinteistöpäivystyksen kaikissa Osekkin rakennuksissa, myös niissä, joissa yhtymällä on omat kiinteistönhoitajat.

– Meidän näkökulmastamme on ollut hyvä ratkaisu keskittää päivystystehtävät yhdelle toimijalle. Nyt kaikki tietävät aina, mistä tavoitella ihmisiä. Kun päivystysrengas oppii tuntemaan kohteemme, he kirjaavat järjestelmäämme tapahtumia ja sekin parantaa laatua.

Vuosi kitkatonta toimintaa

Uusi palveluntuottaja haluttiin ajaa sisään kesällä, kun koulut olivat päättyneet ja kiinteistönhoitajilla oli aikaa tutustua rakennuksiin ja käytänteisiin.

– SOL aloitti meillä kesäkuun ensimmäisenä päivänä viime vuonna. Vaihto sujui yllättävän hyvin – meillä ei ollut mitään ongelmia.

Sattumalta aloituspäivänä koko henkilökuntamme oli Rukalla viettämässä virkistyspäivää. Uusi palveluntuottaja siis aloitti hetkellä, jolloin me itse emme olleet paikalla, Rovamo naurahtaa.

Kesän aikana SOLin ja Osekkin välillä käytiin normaalia yhteydenpitoa. Uuden sopimuskumppanin kanssa syntyy helposti monenlaista pientä keskusteltavaa.

– SOLin kanssa yhteistyö on sujunut hyvin, meillä ei ole ollut mitään ongelmia. Toki runsas lumentulo on aiheuttanut välillä harmeja, mutta niistäkin on selviydytty, Rovamo kiittää.

SOLin aurinkoinen ilme ja värikäs pukeutuminen saa sekin Rovamolta kiitosta.

– On hienoa, että tunnistamme SOLin väen helposti ja tiedämme heti, kuka toimii kiinteistönhoitajana. Kirkkaat värit eivät ole ristiriidassa SOLin väen kanssa, sillä he ovat ammattitaitoisia ja hyväntuulisia. Värit istuvat hyvin SOLin henkilöille.

Ammatillinen koulutuskeskus

 

Oulun seudun koulutuskuntayhtymä Osekk on 14 jäsenkuntansa omistama koulutuskuntayhtymä, joka järjestää sekä ammatillista koulutusta että ammattikorkeakouluopetusta. Osekissa suoritti 2010 tutkinnon 2970 opiskelijaa. Opiskelijoita oli 2010 yhteensä 16 907. Osekin jäsenkunnat ovat Hailuoto, Haukipudas, Ii, Kempele, Kiiminki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Oulainen, Oulu, Oulunsalo, Raahe, Tyrnävä ja Yli-Ii.

Talokirja on tehokas työkalu

SOL Palvelut Oy:n Oulun yksikön palvelujohtaja Sari Ronkaisen mukaan henkilöstön osaaminen ja talokirjan käyttö ovat kiinteistönhoidossa tämän päivän keskeisiä asioita.

– Niillä varmistamme sen, että kiinteistöön liittyvät tekniset huollot laitekannalle tehdään juuri silloin, kun pitääkin, Ronkainen sanoo.

– Osekk on talokirjajärjestelmän käytössä edelläkävijä ja suunnannäyttäjä kuntayhtymäpuolella. Sillä on käytössään
FacilityInfo-talokirja, jonka kehittämisessä se on myös ollut mukana. Talokirjan avulla tehdään sopimuksessamme mainitut säännölliset auditoinnit, joihin osallistuu myös ulkopuolinen konsultti.

Kiinteistönhoitajien ammattitaito varmistaa laatuvaatimusten toteutumisen.

Palveluvastaava Antti Vimperi on yksi Osekin kiinteistönhoitajista. Hänelle on ehtinyt kertyä alan työkokemusta jo seitsemisen vuotta.

Työtehtävät koostuvat teknisistä tehtävistä, mutta Vimperi ei karsasta ulkotöitäkään. Lapion varteen tartutaan tilanteen mukaan.

– Minusta on mukavaa olla ihmisten kanssa tekemisissä ja auttaa heitä. Asiakkaat ovat mukavia ja olemme tulleet hyvin toimeen, Vimperi kuvailee työtään.

Hän suoritti 2005 kiinteistönhoitajan ammattitutkinnon ja ehti työskennellä vastaavissa tehtävissä Etelä-Suomessa ennen kuin ikävä kotikonnuille toi hänet takaisin Ouluun.

– Minulle oli järkytys pääkaupunkiseudun ainaiset ruuhkat. Oulussa myös asuminen on selvästi etelää halvempaa.

Palveluvastaava Antti Vimperi (vas.) ja palveluesimies Miikka Toppinen (oik.)huolehtivat Osekkin kiinteistöistä Oulussa.

Palveluesimies Miikka Toppisen työporukassa on seitsemän palveluvastaavaa, neljä koneenkuljettajaa ja muutama lumilapiomies. Lisäksi on varahenkilöitä sairauslomien ja muiden tuurausten varalle.

– Tämä vuosi on ollut antoisaa aikaa. On mukavaa oppia jatkuvasti uutta, silloin työkään ei tunnu oikeastaan työltä, Toppinen sanoo.

Toppinen on valmistunut rakennusinsinööriksi kiinteistötalouden koulutusohjelmasta ja vahvistanut alan osaamistaan Oulun ammattikorkeakoulussa talotekniikan opinnoilla.

– Koulutus on hyvä pohja tähän työhön. Koulusta olen saanut perustiedot ja taidot, ja käytäntö opettaa loput.
Osekkin vaatimus palveluvastaavien ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta helpottaa palveluesimiehen työtä.

– Voin luottaa, että jokaisessa kohteessa työskentelee henkilö, jolle voin vain ilmoittaa rakennuksessa olevasta ongelmasta. Vastuuhenkilö tekee juuri ne toimenpiteet, mitä kohteessa pitääkin tehdä.

www.osekk.fi

TEKSTI: KARI MARTIALA / KUVAT: KARI MARTIALA JA OSEKK