Yksinkertaista ja tehokasta

Kehityspäällikkö Harri Emaus on tehnyt töitä Lean-filosofian parissa SOLissa jo muutaman vuoden.

– Olemme kehittäneet oman, Lean-filosofiaan perustuvan Kerralla oikein -mallin, ja se on meillä nykyään käytössä valtakunnallisesti kaikissa piireissä, hän kertoo.

– Alun perin Toyotan tehtailta liikkeelle lähtenyt Lean-filosofia perustuu siihen, että toiminta tulee tehokkaammaksi, kun tuotantoprosessista poistetaan kaikki hukka. Tavoitteena on parantaa asiakkaan kokemaa arvoa (laatua). Kehitystoiminnan tulee olla sellaista, minkä asiakas tunnistaa tärkeäksi.

Työntekijöitä saatu palaute on ollut ehdottoman myönteistä.

– Eli ei siis suinkaan pyritä lisäämään ja nopeuttamaan askelia, vaan kävelemään vähemmän.

Kokemuksia SOLin Kerralla oikein -mallin toimimisesta on kertynyt hyvin erilaisista kohteista, ja tulokset puhuvat puolestaan.

– Esimerkiksi Helsingissä valtioneuvoston kampusalueella palvelumme pystyi poistamaan työntekijöiltämme peräti kaksi tuntia hukkaan menevää työaikaa päivässä ja siirtämään nämä resurssit laatua ja lisäarvoa tuottavaan työhön. Myös esimerkiksi Radissonin Royal-hotelleissa sekä Nesteen Kilpilahden jalostamoalueella on saavutettu merkittäviä etuja.

– Olemme käyttäneet Kerralla oikein -mallia myös kauppakeskuksissa, liikennevälineissä ja pesuloissa, siis hyvin erilaisissa ja erikokoisissa kohteissa.

– Asiakkaat ovat olleet hyvin tyytyväisiä ja jopa suositelleet meitä Lean-osaajina muillekin, Emaus toteaa tyytyväisenä.

Emaus kertoo, että tavoitteena ei ole vain ajan säästäminen.

– Kun työntekijöiltämme ei kulu aikaa turhaan tekemiseen, heille jää enemmän aikaa keskittyä asiakkaidemme kannalta oleellisiin tehtäviin ja laatu paranee.

Tarkka analyysi paljastaa hukan

Kerralla oikein -mallin käyttö aloitetaan tutkimalla työkohteen toiminnot tarkkaan.

– Kutsumme tätä Kerralla oikein –kävelyksi eli aivan konkreettisesti silloin seurataan kutakin työntekijää, ja merkitään ylös kaikki työpäivän aikana tehdyt työt ja muu toiminta. Sen jälkeen nämä käydään läpi, ja tulokset puretaan erivärisille Post it -lapuille. Vihreälle lapulle merkitään arvoa lisäävät työt, keltaiselle valmistelu- ja aputyöt ja punaisille toiminnot, jotka ovat turhia eli hukkaa ja joista on siis syytä päästä eroon.

Kartoituksen aikana mietitään myös monta kertaa vastauksia kysymykseen miksi?.

– Tärkeää on pohtia toimintojen syitä eikä sitä, kuka teki tai kenen olisi ehkä pitänyt tehdä jokin asia toisin. Kerralla oikein -kävely saattaa paljastaa puutteita esimerkiksi työvälineissä tai niiden sijainnissa, ja asia voidaan siis korjata hyvin helposti kuntoon.

Kun kaikki toiminnot on siirretty lapuille, ne liimataan vaikka työhuoneen seinälle ja aloitetaan hukan poistaminen.

– Olenkin nähnyt komeita Post it -seiniä, Emaus kertoo hymyillen.

– Kaikessa yksinkertaisuudessaan menetelmä on kuitenkin hyvin konkreettinen ja tehokas. Miettimisen, ideoinnin ja mahdollisen töiden uudelleenjärjestelyn jälkeen seinälle jää pitkä rivi vihreitä lappuja, joiden joukosta pilkistää muutama keltainen lappu.

Seuraava vaihe on uuden toimintatavan käyttöönotto.

– Kaikista työvaiheista on kirjoitettava uudet työohjeet. Kirjallinen ohjeistus on aina tärkeää, sillä näin voimme taata, että kohteessa osataan toimia kaikissa tilanteissa oikein.

Emaus myöntää, että Kerralla oikein -mallin käyttöönoton myötä esimiesten työmäärä kasvaa hetkellisesti.

– Sen jälkeen kaikki sujuu kuitenkin niin paljon tehokkaammin ja sujuvammin, että tämä satsaus kannattaa ehdottomasti tehdä. Tietenkään työ ei jää tähän, vaan tilannetta tulee seurata jatkuvasti.

Stressi hälvenee

Harri Emaus korostaa, että kohteen toimintojen uudelleenjärjestelyssä yhteistyö on tärkeää sekä asiakkaan että oman väen kesken.

– Toimintojen uudelleenjärjestely tehokkaaksi ei ole vain esimiesten asia vaan kohteessa työskentelevältä työntekijältä saattaa hyvinkin tulla se paras idea siihen, miten homma saadaan toimimaan tehokkaasti.

– Esimiehen kannattaa siis hyvissä ajoin kertoa tulossa olevasta muutoksesta ja motivoida oma tiiminsä siihen.

Niissä kohteissa, joissa Kerralla oikein -malli on otettu käyttöön, työntekijöiltä saatu palaute on ollut myönteistä. Emaus kertoo, että palvelualoilla yleinen ongelma on työntekijöiden stressi siitä, ehtiikö työpäivän aikana tekemään kaiken sen, mitä pitäisi.

– Nyt tämä stressi poistuu, kun työtehtävät ovat tarkasti ja realistisesti mitoitettuja.

– Kohteiden esimiehet ovat myös kertoneet, että yhdessä tehty muutos on parantanut työilmapiiriä muutenkin ja yhteyttä otetaan molempiin suuntiin aiempaa herkemmin, jos kohteessa huomataan jotain yhteistä pohdintaa kaipaavaa.

Omaa Lean-koulutusta

SOL on toteuttanut omaa Lean-koulutustansa osana johtamistaidon opiskeluja jo joitakin vuosia.

– Olemme rakentaneet Kerralla oikein -mallin toteuttamisesta koulutuspaketin yhteistyössä palvelupiirin osaajien kanssa. Työhön ovat osallistuneet muun muassa Merja Viander, Sari Kpitaru ja Satu Mähönen. Koulutuspaketti on kaikkien piirien käytössä. Nykyään Lean-koulutusta sisältyy myös muihin opintomateriaaleihin.

Tietoa tarjotaan myös asiakkaille.

– Meiltä löytyy nykyään niin vankkaa osaamista tästä aiheesta, että tarjoamme konsultointia mielellämme myös omille asiakkaillemme.

Teksti ja kuva: Vaula Aunola